Az Ügyfélkapu Tárhely titkos funkciója, amiért még hálás leszel – így minden fontos dokumentum megmarad
Az Ügyfélkapu tárhely egyik legfontosabb – sajnos, mégis sokak által nem ismert – funkciója az, hogy az átvett hivatalos iratokat el tudod menteni és vissza tudod keresni. Így nem vesznek el akkor sem, ha hónapokkal később lenne rájuk szükséged. Ez nem automatikus, tudatos használat kell hozzá, különben az információ elvész. Mutatjuk, hogyan csináld.
Ügyfélkapu tárhely: belépés vagy tárolás? Nem ugyanaz
Az Ügyfélkapu egy elektronikus azonosítási rendszer. Arra szolgál, hogy magánszemélyek és vállalkozások biztonságosan be tudjanak lépni az állami online ügyintézési felületekre. Ehhez regisztráció és KAÜ-azonosítás szükséges, ami történhet például Ügyfélkapu Pluszos azonosítással, DÁP azonosítással, e-személyivel vagy telefonos azonosítással.
A tárhely pedig egy hivatalos elektronikus postafiók. Ide érkeznek a közigazgatási szervek – például a Nemzeti Adó- és Vámhivatal – által küldött iratok. Az Ügyfélkapu csak a hozzáférést adja meg, de a dokumentumok sorsa már a tárhelyen dől el.
Személyes tárhely, KÜNY, Cégkapu – mi micsoda röviden
Magánszemélyek esetében a hivatalos iratok a személyes tárhelyre érkeznek, amely a KÜNY-höz, vagyis a Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartáshoz kapcsolódik. Ez az a felület, ahol az állampolgár megkapja és kezeli a neki címzett dokumentumokat.
Vállalkozásoknál ugyanezt a szerepet a Cégkapu tölti be, míg a közigazgatási szervek egymás közötti kommunikációra hivatali tárhelyet használnak. A működési elv mindhárom esetben azonos: a hivatalos iratok elektronikusan érkeznek, és joghatással bírnak.
A valódi „titkos funkció”: a tartós tár
A legfontosabb különbség, amit sokan nem ismernek: a kapott értesítő megnyitása nem egyenlő a megőrzéssel. Amikor egy dokumentum megérkezik a tárhelyre, és te megnyitod vagy letöltöd, az jogilag átvettnek minősül. Ez elindíthat határidőket és kötelezettségeket, de nem jelenti azt, hogy az irat hosszú távon meg is marad.
Ahhoz, hogy egy dokumentum később is elérhető legyen, külön lépéssel át kell helyezni a tartós tárba. Ez az a funkció, amiért később hálás leszel: a tartós tárban elhelyezett iratok nem tűnnek el automatikusan, és szükség esetén visszakereshetők. Ha ez az áthelyezés elmarad, az irat egy idő után törlődik a rendszerből, akkor is, ha korábban már olvastad. A tartós tárba helyezés egy kattintással megoldható mindegyik belépési felületen. Az „Áthelyezés Tartós tárba” parancsra kell rákattintani, ami általában jól látható helyen jelenik meg, miután megnyitottál egy adott üzenetet. A DÁP mobilalkalmazáson belül például a „Tárhely” ikonra kattintva az adott dokumentum megnyitását követően a „Letöltés” menüpont alatt jelenik meg az áthelyezés leehtősége.
Ha van még kérdésed az Ügyfélkapu tárhelyének működésével kapcsolatban, akkor keresd bátran kollégánkat az ingyenesen elérhető Ügyfélszolgálatunkon!
Mi történhet, ha nem foglalkozol vele?
A tárhelyre érkező dokumentumok jogi jelentőséggel bírnak. Előfordulhat, hogy egy irat akkor is kézbesítettnek számít, ha nem nyitod meg időben. A határidők ettől még elindulnak, a dokumentum viszont később már nem lesz elérhető, ha nem került át a tartós tárba. Ilyenkor utólag nehéz visszakövetni, hogy pontosan milyen döntés vagy felszólítás vezetett például egy NAV-tartozás kialakulásához, és gyakran több időt vesz igénybe az ügyfélszolgálatokon történő utánajárás, mint ha a dokumentumot időben megőrizted volna a saját tárhelyeden.
