Szabadság előtt ezt az Outlook-beállítást megéri megcsinálni: fél perc az egész, ilyen egyszerű
Végre itt a megérdemelt pihenés! Mindannyian jól ismerjük ilyenkor a kapkodást: az utolsó feladatok lezárása, a fennmaradó ügyek átadása a kollégáknak, és a helyettesítés megszervezése. Egyetlen apró, mégis elengedhetetlen lépést azonban sokan elfelejtenek vagy az utolsó pillanatra hagynak: az automatikus távolléti válasz (Out of Office) beállítását. A jó hír az, hogy az Outlookban a szabadság beállítása mindössze fél percet vesz igénybe, viszont rengeteg kellemetlenségtől és felesleges telefonhívástól kímél meg minket a nyaralás alatt.
Miért jó, és miért elengedhetetlen az automatikus válasz?
Egy jól beállított távolléti üzenet nagyon megnyugtató tud lenni. A munkatársak vagy ügyfelek egyértelműen értesülnek arról, hogy mettől meddig vagyunk szabadságon és ezalatt nem vagyunk elérhetők. Nem keresnek feleslegesen, illetve, ha van helyettesítő kolléga, akkor ezt is lehet jelezni az e-mailben, hogy kihez lehet fordulni ebben az időszakban. Így nem zúdul ezer dolog a nyakunkba, amikor visszatérünk a szabadságról. Azért is jó, mert a sürgős ügyek nem állnak meg, és nem tornyosulnak a fiókban a megválaszolatlan levelek.
Az Outlook szabadság beállítása lépésről lépésre
Az automatikus válasz beállítása rendkívül egyszerű. Mutatjuk hogyan kell bekapcsolni az Outlook asztali alkalmazásában vagy a webes felületen.
Az Outlook asztali alkalmazásban
- Nyissuk meg az Outlookot, majd kattintsunk a bal felső sarokban található Fájl menüpontra.
- A megjelenő képernyőn (Információ / Info fül) kattints az Automatikus válaszok (Automatic Replies / Out of Office) gombra.
- Az időtartam beállítása következik. A felugró ablakban válasszuk ki az Automatikus válaszok küldése opciót.
Tipp: Pipáljuk be a „Csak ebben az időtartamban” lehetőséget! Így pontosan megadhatjuk a szabadság kezdő és záró napját (sőt, az órát is), és nem kell attól félni, hogy a visszatérés után elfelejtjük kikapcsolni a funkciót.
- Jöhet is az üzenet megírása. Külön szöveget lehet beállítani a Szervezeten belüli (kollégák) és a Szervezeten kívüli (ügyfelek, külső partnerek) levélküldőknek.
- Kattintsunk az OK gombra, és a beállítás azonnal életbe lép a megadott időpontban.
Beállítás az Outlook webes felületén
Ha már közben eljöttünk az irodából, akkor sincs ok pánikra. A telefonunkról a webes felületen keresztül is be lehet állítani a távolléti üzenetet.
- Ehhez nem kell mást tenni, mint rákattintani a jobb felső sarokban található Fogaskerék (Beállítások) ikonra.
- Válasszuk az E-mail menüpontban az Automatikus válaszok (Automatic replies) lehetőséget.
- Kapcsoljuk be az automatikus válaszokat, állítsuk be az időtartamot.
- Ezt követően írjuk meg az üzenetet, majd kattintsunk a Mentés gombra.
Mit tartalmaz a tökéletes távolléti üzenet?
Nem kell túlbonyolítani, a lényeg a pontos és szellős információadás. Egy profi távolléti üzenet a következőkből áll, amit aszerint is lehet variálni, hogy a kollégáknak vagy az ügyfeleknek, külső levélíróknak szól-e.
„Köszönöm megkeresését!
2026. július 10. és július 24. között szabadságon vagyok. A szabadságom ideje alatt az e-mailjeimet nem olvasom. Sürgős esetben kérem, keresse Minta Máriát a minta.maria@ceg.hu e-mail címen vagy a +36 30 123 4567-es telefonszámon.„
Tipp: Állítsuk be az automatikus választ úgy, hogy az a szabadság utolsó napjának éjfélig tartson. Így az első munkanapon még lesz pár nyugodt óránk feldolgozni a felhalmozódott leveleket anélkül, hogy az ügyfelek azonnali választ várnának!
Megéri 30 másodpercet szánni erre a beállításra – garantáltan nyugodtabb lesz a pihenés!
Valami nem sikerül a beállításokban? Kérdezze Ügyfélszolgálatunkat, ahol kollégáink díjmentesen adnak tanácsot!
