Számlával egy tekintet alá eső okirat egyszerűen: ezt kell tudni róla vállalkozóként
A mindennapi üzleti életben és a számlázásban gyakran előfordulhat, hogy a már kibocsátott számlát módosítani kell utólag, például adminisztrációs hiba miatt. Erre van a számlával egy tekintet alá eső okirat, amivel az eredeti számlát lehet javítani vagy módosítani. Nem mindegy azonban, hogyan töltjük ki és mit tartalmaz a bizonylat, különben könnyen érvénytelenné válik.
Erre való a számlával egy tekintet alá eső okirat
Bármikor előfordulhat, hogy számlakibocsátás után valamilyen módosítás válik szükségessé, de szerencsére ehhez ma már nem kell a hibás számlát a vevőnek visszaküldenie a kiállítóhoz. A számlával egy tekintet alá eső okirattal ez kiváltható, viszont azt tudni kell, hogy csak az eredeti számlával együtt érvényes.
Mikor van szükség javításra?
Leggyakrabban akkor kell ilyet kiállítani, ha az eredeti számlán hibásan szerepel az adó alapja, az áfa összege vagy a felszámított adó mértéke. Szintén javítást igényel, ha:
- előlegfizetés után a kapott összeg meghaladja a végszámla végösszegét,
- ha elírták a termék vagy szolgáltatás megnevezését,
- ha pontatlan a teljesítés dátuma,
- vagy ha a partner neve, címe, illetve adószáma tévesen került rögzítésre.
A számlák utólagos javítására két módszer létezik
A számlák utólagos javítására a gyakorlatban kétféle módszer létezik, amik közül a hiba jellegétől függően érdemes választani. Az egylépcsős módszer lényege, hogy az eredeti bizonylatot nem töröljük, hanem kiállítunk mellé egy úgynevezett módosító vagy helyesbítő számlát, amely kizárólag a változásokat tartalmazza – legyen szó egy elírt cím javításáról vagy a végösszeg csökkentéséről –, így a régi és az új papír csakis egymással összetűzve, együtt lesz érvényes.
Ezzel szemben a kétlépcsős módszerrel a kibocsátó először egy stornó számlával teljesen lenullázza a hibás bizonylatot, majd egy harmadik, teljesen új számlát állít ki a helyes adatokkal, ahol a könyvelésben a három dokumentum láncolata együttesen igazolja az ügyletet.
Bár mindkét út járható, a jogszabályok és a NAV online rendszere miatt rendkívül fontos szabály, hogy ha a hiba a számla összegét vagy az áfát érinti, akkor a bonyolult kétlépcsős stornózás helyett mindenképpen az egylépcsős módosító számlát célszerű választani, mert a túl sok törlés és újragenerálás könnyen technikai hibákhoz vezethet a hatósági adatszolgáltatásban, és komoly fejtörést okozhat a könyvelőnek az áfabevallás elkészítésekor.
További kérdésed van a témával kapcsolatban? Kérd Ügyfélszolgálatunk segítségét!
Hogyan kell kitölteni, hogy szabályos legyen?
Bizonyos adatokat feltétlenül tartalmaznia kell az okiratnak, különben nem lesz érvényes a bizonylat.
Tartalmaznia kell:
- az okirat kibocsátásának pontos keltét,
- az egy egyedi, azonosításra alkalmas sorszámot,
- valamint a módosítandó eredeti számla sorszámát.
Emellett pontosan meg kell nevezni, hogy mely adatot érinti a változás, mi a módosítás természete, és mekkora annak számszerű, pénzügyi hatása.
A törvény szerint a módosításnak hivatalos bizonylatnak kell lennie, nem elég egy kockás papírra felírni. A bizonylatot vagy egy hivatalos számlázóprogramból kell kinyomtatni/elküldeni, vagy egy papírboltban vásárolt, sorszámozott, hivatalos nyomtatványtömbe (szigorú számadású nyomtatványba) kell kézzel beírni.
Emellett a cégnek kötelező gondoskodnia arról, hogy ez a papír az évek alatt (a törvényileg előírt megőrzési idő végéig, ami általában 8 év) ne vesszen el, a szöveg ne halványodjon el, ne kopjon le, és senki ne tudja utólag átírni vagy meghamisítani a rajta lévő adatokat.
