Nem érdemes csalni az üzemanyag-elszámolásnál: a NAV kamerarendszeren is ellenőrzi, a trükközésért bírság jár

A NAV norma fogyasztás szerinti elszámolás továbbra is kedvező lehetőség a vállalkozásoknak és a munkavállalóknak, de aki trükközni próbál, az ellen mindent bevet a hatóság.

Emlékszem, majd’ harminc évvel ezelőtt, amikor gyerekként édesanyám megkért, hogy segítsek neki az útnyilvántartást kitölteni, nem értettem, hogy mégis minek ez az egész. Azt kérdeztem tőle, hogy: „Hát azt írsz be, amit akarsz, nem? Honnan tudnák?” – ekkor még nem gondoltam volna, hogy most felnőttként azzal kell szembesüljek, hogy nagyonis tudják.

Sokan hiszik még ma is, hogy a kiküldetési rendelvényen vagy az útnyilvántartásban szereplő útvonalakat senki sem ellenőrzi. Ez viszont – mint előre is vetítettem – nem igaz. A NAV norma fogyasztás alapján történő üzemanyag-elszámolásnál nem elég csak papíron jól kitölteni a dokumentumokat. Az adóhatóság ugyanis mindenféle adatforrást felhasználhat annak ellenőrzésére, hogy a feltüntetett utak valóban megtörténtek-e.

Nem érdemes beírni random úticélt

Akadnak, akik úgy próbálnak magasabb költséget elszámolni, hogy olyan üzleti utakat is feltüntetnek, amelyek valójában meg sem történtek. Ez azonban egyre nagyobb kockázatot jelent. Erre a könyvelőm figyelmeztetett, amikor mondtam neki, hogy sok vidéki forgatásunk lesz, ezért most először számolnék el utazást. Nem éri meg kamuzni vagy utólag csak úgy kábé kitölteni az excelt. Pontosan kell mindent vezetni, amit elszámolunk, mert egy esetleges ellenőrzés során a NAV mindent bevethet.

Ha például a jármű használta a HU-GO útdíjrendszerrel megfigyelt útszakaszokat, a rendszám alapján ellenőrizhető, hogy az adott napon valóban járt-e ott az autó. Igen, akkor is, ha személyautóról van szó. Emellett a hatóság más rendelkezésére álló adatokat (például útdíjfizetési, kamerás vagy más nyilvántartási információkat) is felhasználhat ellenőrzéskor. Ha ezek az adatok nincsenek összhangban az útnyilvántartással, könnyen felmerül a jogosulatlan költségelszámolás gyanúja.

Nemcsak az üzemanyaggal lehet baj

A hibás vagy valótlan útnyilvántartással nemcsak az lesz a gond, hogy a NAV nem fogadja el az elszámolt üzemanyagköltséget. Az adóhatóság ilyenkor adókülönbözetet állapíthat meg, késedelmi pótlékot számíthat fel, mulasztási bírságot is szabhat ki. Sőt a körülményektől függően, mondjuk szándékosan hamis bizonylatok használata miatt – ennél súlyosabb jogkövetkezményekkel is szembe kell néznie annak, aki csalni próbál.

Nem érdemes tehát trükközni. Mindig a valós útvonalat és a tényleges üzleti célt kell rögzíteni. Érdemes megőrizni a kapcsolódó dokumentumokat – például a megbeszélések meghívóit, számlákat vagy egyéb bizonylatokat -, mert ezek egy esetleges ellenőrzés során alátámasztják a kiküldetés valódiságát.

Mire szolgál a NAV norma fogyasztás?

Ha a vállalkozó vagy munkavállaló saját autóját használja üzleti célra, a kiküldetési rendelvény vagy az útnyilvántartás alapján számolhatja el az utazás költségeit. Az elszámolható üzemanyag mennyiségét a jogszabályban meghatározott fogyasztási norma, valamint a NAV által közzétett üzemanyagár alapján kell kiszámítani. Emellett kilométerenként normaköltség is elszámolható. A NAV norma fogyasztás tehát nem becsült érték, hanem jogszabályban meghatározott számítási módszer, amihez pontos útnyilvántartásra van szükség.

A NAV norma fogyasztás szerinti elszámolás továbbra is kedvező lehetőség a vállalkozásoknak és a munkavállalóknak, de csak akkor, ha az adminisztráció pontos és a nyilvántartás a valóságot tükrözi. A digitális ellenőrzési lehetőségek korában már nem érdemes arra alapozni, hogy egy fiktív útvonalat úgysem vesz észre senki.